Z niczym się nie wyrabiam!

Ile razy mówiliście albo moglibyście w ten sposób powiedzieć?

Z jednej strony automatyzacja ma nam ułatwiać życie i dać więcej czasu „dla siebie”. Z drugiej – jakoś nie do końca tak się dzieje, a zadań nam cały czas przybywa zamiast ubywać – mimo postępującej rewolucji technologicznej. Mamy dużo zadań w pracy, z których bardzo często każde jest „na już”. Wracamy do domu, gdzie czeka nas kolejna porcja pracy do wykonania: odebranie dzieci ze szkoły, zakupy, pranie, odrobienie z dziećmi lekcji, zrobienie obiadu na następny dzień, przygotowanie dzieciom ubrań na rano i tak w kółko. Nagle okazuje się, że dziecko w ostatniej chwili przypomniało sobie, że potrzebuje na drugi dzień do szkoły jakieś akcesoria, których nie kupimy w „Żabce”, więc znów czeka nas rajd do sklepu, po drodze dzwoni partner z prośbą, by wpaść do apteki etc.

Innymi słowy: dzień jak co dzień 🙂

I skąd tu jeszcze wytrzasnąć czas na podnoszenie kwalifikacji, np. naukę języka? Nie mówiąc już o przyjemnościach i zrobieniu czegoś naprawdę dla siebie.

Zarządzanie sobą w czasie to niełatwy i skomplikowany temat. O tym jak osiągać cele długoterminowe przeczytasz w artykule „Zarządzanie czasem czyli zarządzanie sobą w czasie”. Natomiast w tym tekście skupimy się na zarządzaniu swoją własną efektywnością w ciągu dnia.

Co zrobić, aby ją zmaksymalizować?

 

1. Planuj, jak prezydent USA!

Dwight Eisenhower, amerykański generał, bohater II wojny światowej i prezydent Stanów Zjednoczonych w latach 1953 – 1961 słynął z niezwykłej efektywności. Jej sekretem było dzielenie zadań według ich ważności i pilności. Dziś tzw. matryca Eisenhowera stanowi jedno z podstawowych narzędzi planowania dnia nie tylko dla menedżerów, ale dla wszystkich ludzi na całym świecie.

Robimy ją w następujący sposób:

Rysujemy na kartce dwie przecinające się osie, tak jak w szkole rysowało się układ współrzędnych.

Na górze osi Y, czyli tej pionowej piszemy WAŻNOŚĆ. Natomiast z lewej strony osi X, czyli poziomej – PILNOŚĆ. Przecinające się osie utworzyły nam cztery pola, czyli cztery ćwiartki, które oznaczamy zaczynając od lewej strony literami A, B, C i D.

 

Ćwiartka A oznacza zadania ważne i pilne.

Musimy je wykonać jak najszybciej, w pierwszej kolejności. Wpisujemy więc w to pole wszystko, co musimy zrobić jak najszybciej, bo inaczej mogą być kłopoty. Będą to więc np. wszystkie pilne rachunki, których termin płatności mija następnego dnia. Pilne pisma, których termin wysłania jest ograniczony kodeksem postępowania administracyjnego lub innymi przepisami. Przegląd techniczny samochodu. Praca, którą musimy jak najszybciej wykonać w ramach naszych obowiązków zawodowych. Może się zdarzyć, że w tej kategorii będą też bardzo pilne zakupy, np. popsutej właśnie pralki, butów na zimę dla dziecka, których zakup odkładaliśmy, a właśnie dziś spadł śnieg. Również te z serii niespodziewanego przypomnienia sobie przez nasze dziecko, że ma nazajutrz przynieść do szkoły np. farbki, których nie ma w domu lub musi mieć nowy zeszyt, bo właśnie mu się skończył.

 

Ćwiartka B oznacza zadania ważne i niepilne.

Podany powyżej przykład zakupu butów zimowych dla dziecka był jeszcze niedawno takim właśnie zadaniem. Niestety, kiedy mieliśmy więcej czasu na wybór optymalnych butów nie zrealizowaliśmy tego zadania wtedy, gdy było jeszcze niepilne. Teraz, ponieważ spadł śnieg, musimy kupować buty na  „już”, jak najszybciej. Zadania z pola B, które jeszcze nie są pilne, cechuje fakt, że mogą niebawem takimi się stać. Kiedy to nastąpi zadania z pola B przechodzą do pola A, dostarczając nam niepotrzebnego stresu – bo przecież mogliśmy wiele spraw z pola B załatwić wcześniej, wtedy, kiedy były jeszcze „tylko” ważne, a nie pilne. Dobrze widać to na przykładzie pisania przez studenta pracy magisterskiej czy licencjackiej. Jest to zadanie ważne, decyduje o uzyskaniu dyplomu, lecz niepilne – zazwyczaj student ma na nie co najmniej rok. Jeśli jednak przez większość tego roku nie będzie się zajmował pisaniem pracy, zadanie stanie się niezwykle pilne, pozostając jednocześnie, oczywiście, ważne.

Do tej ćwiartki można więc wpisywać wszystkie prace z określonym terminem wykonania, dłuższym, niż „na wczoraj” czy na dziś. Ale to również w tym polu wpisujemy wszystkie ważne dla nas rzeczy dotyczące np. systematycznej nauki języka obcego. Załóżmy, że planujemy wyjechać do pracy za granicę. Mamy pół roku na nauczenie się podstaw języka kraju, do którego jedziemy. Oczywistym jest, że jeśli nie będziemy się uczyć systematycznie, a do wyjazdu zostanie miesiąc, zadanie przesunie się do ćwiartki A – ważne i pilne.

Również sezonowe zakupy dla rodziny noszą znamiona ważnych, acz niepilnych – do momentu, gdy znoszone spodnie synka przetrą się aż do dziur i zakup nowych stanie się zadaniem typu A.

 

Ćwiartka C oznacza zadania pilne, lecz nieważne

Zadania pilne, lecz nieważne są tymi, których ważność jest subiektywna. Są ważne z indywidualnego, nieobiektywnego punktu widzenia oraz nie musimy robić ich osobiście, czyli możemy je zlecić innej osobie. Na przykład jeśli teściowa uważa, ze trzeba ją natychmiast podwieźć do znajomej na drugim końcu miasta. Możemy delegować – mówiąc językiem zarządzania – to zadanie na innego domownika, np. naszą dorosłą córkę, która ma już prawo jazdy i uwielbia rozmowy z babcią.

Choć wiele pań może się obruszyć, to wyjście do kosmetyczki może wydawać się czymś bardzo pilnym, lecz tak naprawdę nie jest ważne. Istnieją miliony kobiet, które u kosmetyczki nie były ani razu w życiu. Podobnie męskie golenie. Jeśli mężczyzna jednego dnia się nie ogoli, naprawdę nic się nie stanie. Pilne lecz nieważne mogą być też różnego rodzaju oferty handlowe, telefony od akwizytorów przekonujących nas, że nie zapoznając się z ich ofertą tracimy okazję życia itp. Niestety, w biurach czasem zdarza się, że szefowie chcą „na już”, arcypilnie jakiś dokument – raport, czy zestawienie, które za jakiś czas (czyli kiedy już je zrobimy i damy szefowi) okazuje się nieważne.

 

Ćwiartka D oznacza zadania niepilne i nieważne

Zadań z ćwiartki D mogłoby w ogóle nie być, są to bowiem zadania, które najczęściej mają charakter tzw. złodziei czasu. Poświęcamy im czas kosztem innych zadań, nie zyskując na tym kompletnie nic. Należy do nich surfowanie po internecie, oglądanie śmiesznych filmików, podejmowanie nieproszonych gości, odbywanie zbędnych rozmów telefonicznych – np. z akwizytorami, od których wiemy, że nic nie kupimy itp.

 

2. Planuj, jak pewien włoski ekonomista!

Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą i filozofem z II połowy XIX wieku. Zawdzięczmy mu m.in. zasadę „80-20” zwaną od jego nazwiska zasadą Pareto.

Zasada ta mówi, że 20 procent rzeczy, które robimy, składa się na 80 procent ogólnej wartości osiąganej z pracy. Oznacza to, że 80 procent tego, co robimy, jest warte 20 procent (lub mniej) ogólnej wartości. Innymi słowy 20% nakładów daje często 80 % rezultatów. I odwrotnie: 80 % wysiłków daje 20% efektów. Zasada ta mówi więc o tym, aby koncentrować się na rzeczach najważniejszych, na priorytetach, bo składają się one na 80% efektów. Zasadę tę dobrze widać choćby w sklepach: 20% towarów generuje 80% sprzedaży. W naszej szafie 20% ubrań nosimy przez 80% czasu. Planując zadania do wykonania danego dnia musimy więc patrzeć na to, które z nich są najważniejsze i przyniosą największe efekty. Jeśli jest to dla nas na początku dość trudne czy niejasne, zacznijmy od drugiej strony. Przy każdym zadaniu zastanówmy się co się stanie, jeśli tego nie zrobimy? A jeśli absolutnie nie można danego zadania nie zrobić, to czy może zrobić je za nas ktoś inny? W ten sposób eliminujemy zadania nieważne i niepilne oraz pilne i nieważne.

 

3. Zaplanuj rezerwę czasową!

Zasady efektywnego planowania dnia mówią o zachowaniu niezbędnej rezerwy czasowej w przypadku każdego zadania. Oznacza to, że nigdy nie planujemy na wykonanie danego zadania 100% czasu. Musimy przyjąć, że zawsze może zdarzyć się coś nieoczekiwanego, co np. przerwie albo skomplikuje nam pracę. Stąd zalecany model planowania czasu na wykonanie zaplanowanego zadania to reguła 60:40.  Oznacza ona, że na zaplanowane ważne czynności powinniśmy przeznaczyć 60% czasu, 20% czasu zarezerwujmy na rzeczy nieprzewidziane (coś się zepsuje, zatnie, zawiesi komputer, ktoś przyjdzie etc.) oraz 20% czasu na czynności nieplanowane, w tym także spontaniczne (cos ciekawego przyjdzie Ci do głowy, będziesz chciał sprawdzić informacje w internecie, żeby rozwinąć pomysł itp.).

 

4. Pamiętaj o zasadzie Parkinsona!

Zasada Parkinsona mówi, że każda praca rozciąga się w czasie na tę pracę przeznaczonym. Często, mimo najszczerszych chęci ukończenia danego zadania wcześniej, nie udaje nam się to. Zadanie zostaje wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Trwa tyle, ile czasu zostało na nią przeznaczone, często wręcz do „za pięć dwunasta”. Dlatego tym bardziej pamiętaj o czasowych rezerwach (czyli zasadzie 60:40), które będą Twoją „poduszką bezpieczeństwa” w razie gdyby przy rozciągnięciu pracy do jej ustalonych ram czasowych wydarzyło się jeszcze coś niespodziewanego.