Jeszcze na początku tego milenium firmy wysyłały pracowników, zwłaszcza tych na kierowniczych stanowiskach na szkolenie z „zarządzania czasem”. Obecnie to samo szkolenie nazywa się „zarządzaniem sobą w czasie”. Skąd ta zmiana? Otóż wzięła się ona stąd, że choć popularnie mówi się, że czas to pieniądz, to wiemy, iż w istocie tak nie jest. Pieniądze są materialne, mamy nad nimi kontrolę, to my je wydajemy, nie mogą wydawać się same (pomijając, oczywiście inflację, która sprawia, że pieniądze tracą wartość). Czas płynie niezależnie od naszej woli. Dlatego nie możemy nim zarządzać. Możemy jednak zarządzać sami sobą w czasie, czyli decydować co kiedy będziemy robić i przez to w określony sposób organizować sobie czas.
Wiele osób narzeka, że nie ma na nic czasu albo, że nie ma czasu na określoną czynność czy działanie. Jest to nieprawda. W rzeczywistości bowiem wszyscy mamy tyle samo czasu do dyspozycji. Doba ma 24 godziny – dla każdego tyle samo. To my sami decydujemy jak ją rozplanujemy i na co przeznaczymy określone jednostki czasu, czyli co będziemy w danym czasie robić.
Odpowiadanie więc na zaproszenie do znajomych na herbatę słowami „nie mam czasu” oznacza nie mniej, nie więcej, że „czas, który moglibyśmy spędzić u znajomych na herbacie postanowiliśmy przeznaczyć na coś innego. Oczywiście, owo „postanowiliśmy” oznacza bardzo często, że po prostu musieliśmy tak zrobić ze względu na podjęte zobowiązania. Musieliśmy na przykład zostać w domu, by pomóc dziecku w lekcjach; przygotować się na kolejne zajęcia na kursie; zapłacić rachunki – tzn. zrobić przelewy albo iść na pocztę; zrobić pranie albo zwyczajnie, po prostu odpocząć po pracy i to w inny sposób, niż herbata u znajomych (np. oglądając ulubiony serial). To my podejmujemy decyzje, kiedy i na co poświęcamy swój czas. Ktoś mógłby się obruszyć i powiedzieć: ale jak to?! Przecież wiadomo, że w takim a w takim terminie trzeba zapłacić rachunki, bo w innym przypadku grożą nam kary finansowe. A zatem, gdzie tu jest jakaś własna decyzja?
Jest! Oczywiście, że jest! To była nasza decyzja, by tego dnia o tej porze opłacić rachunki – tak wybraliśmy, bo woleliśmy to, niż płacenia kar. A zatem wybraliśmy zapłacenie na czas (a jeśli nie korzystamy z bankowości internetowej, to również stanie w kolejce na poczcie) zamiast płacenia kary za nieterminową płatność. A zatem jak najbardziej był to nasz wybór. Tak samo, jeśli odmawiamy znajomym zaproszenia na sobotni wyjazd, bo chcemy tego dnia zrobić generalne porządki. To również nie oznacza, że znajomi mają dużo czasu, a my wcale, lecz – jest to tak samo nasz wybór.
To, że zamiast np. pisać pracę magisterską student co rusz zagląda na portale społecznościowe albo gra w gry komputerowe – też jest jego wyborem. W rezultacie jeden student napisze pracę na czas, a drugi powie: „Nie miałem czasu skończyć pracy w terminie”. Będzie to oczywiście nieprawda. Obaj mieli tyle samo czasu, tylko każdy z nich podejmował inne decyzje o jego wykorzystaniu. Wszystkie tego typu wybory i decyzje składają się na nasze zarządzanie sobą w czasie.
Ważne
Jak zatem najefektywniej wykorzystać posiadany czas?
Przede wszystkim warto poznać jak sami postrzegamy czas i jaki mamy do niego stosunek.
Okazuje się bowiem, że ludzie mogą mieć bardzo różny stosunek do kwestii czasu i bardzo odmienne jego postrzeganie.
Badaniem tego zjawiska zajął się słynny amerykański profesor psychologii Philip Zimbardo. Jest on z pochodzenia Włochem, a jego rodzina pochodzi z Sycylii. Profesor już dawno zauważył inne podejście do kwestii czasu mieszkańców południowych i północnych Włoch. Na północy kraju życie toczy się szybciej, ludzie są stale zabiegani. Na południu zaś celebrują wielogodzinne kolacje połączone z dyskusjami, piciem wina, śpiewem etc. Studiując i pracując w USA Zimbardo zauważył, że amerykańska kultura również opiera się na stałym pośpiechu, ludzie dużo pracują, działają na rzecz przyszłości – wciąż do czegoś dążą. Tymczasem na jego rodzinnej Sycylii ludzie żyli chwilą, nie martwiąc się za bardzo o przyszłość, nie stawiając sobie celów do osiągnięcia, wychodząc z założenia, że „zawsze jakoś to będzie”. Zarówno w porównaniu z północą Włoch jak i ze Stanami Zjednoczonymi, Sycylia i jej mieszkańcy są biedni. Nie mają wyjątkowych osiągnięć, wyspa nie słynie z nowych technologii etc.
Profesor Zimbardo rozpoczął więc międzynarodowe badania nad tym jak ludzie postrzegają czas. Prowadzi je cały czas i każdy może wziąć w nich udział. W formie online – pod warunkiem, ze zna język angielski albo przetłumaczy sobie pytania testu np. przez aplikację Tłumacz w Google.
Badanie znajduje się na stronie http://www.thetimeparadox.com/zimbardo-time-perspective-inventory/. Wypełniając online test nie tylko otrzymamy własną interpretację naszego stylu postrzegania czasu (w języku angielskim), ale też przyczynimy się do rozwoju badań profesora. Na końcu ankiety należy podać narodowość – Zimbardo bada w ten sposób jakie perspektywy czasowe są najbardziej reprezentatywne dla danego kraju.
Jakie te perspektywy mogą być?
Profesor wyróżnia 5 rodzajów perspektyw czasowych:
Test profesora można też zrobić w języku polskim, jest on bowiem dostępny w książce pt. „Paradoks czasu” Philip Zimbardo, Wydawnictwo Naukowe PWN 2011, jednak wówczas jego wyniki będziemy musieli obliczyć sobie sami (książka zawiera klucz do testu).
Oczywiście, nawet jeśli nie uda nam się zrobić testu, to większość z nas ma świadomość siebie, swoich zalet i wad. Wie albo czuje, która z opisanych powyżej perspektyw jest mu najbliższa. Tym samym więc ma świadomość jak radzi sobie z zarządzaniem sobą w czasie. Nie będzie pewnie zaskoczeniem informacja, że najlepiej z zarządzaniem sobą w czasie, radzą sobie osoby o przyszłej perspektywie postrzegania czasu. Jednak niezależnie od tego warto, aby osoby w każdym z typów postrzegania perspektywy czasu skorzystały z podanych poniżej narzędzi pomagających w osiąganiu celów długoterminowych.
SMART to akronim czyli skrót od pierwszych liter określeń celu, jaki planujemy osiągnąć, tj.:
Niektórzy eksperci dodają do akronimu SMART jeszcze dwie literki:
No dobrze, a jak teraz ów specyficzny, mierzalny, ambitny, istotny, terminowy, ekscytujący i zapisany cel mamy w praktyce osiągnąć?
Dobrą metodą jest technika zwana „salami” J . W tej technice osiągamy małe śródcele. A zatem, jeśli mamy schudnąć 12 kg w ciągu trzech miesięcy oznacza to, że co miesiąc musimy schudnąć 4 kg. Daje to średnio 1 kg na tydzień. Ufff….. 12 kilogramów w ciągu trzech miesięcy, brzmi bardzo ambitnie i może kojarzyć się z nie wiadomo jakimi wyrzeczeniami, których nasz mózg (a zwłaszcza jego tzw. ośrodek przyjemności) nie lubi. Będzie nam podsuwał różne argumenty i wykręty, które mogłyby doprowadzić do tego, że zaczniemy sobie folgować i cel nie zostanie osiągnięty…. Ale 1 kilogram w tydzień? To już nie brzmi tak strasznie, prawda? To już jest jak najbardziej do zrobienia.
Takie podzielenie naszego celu, jak krojenie na plasterki salami, metodą małych kroków ułatwia jego osiągnięcie.
Ciekawą metodę osiąganie celów opracowała biznesmenka Ewa Majchrzyk-Hes. Jest to metoda o nazwie Bonzai i pochodzi od nazwy japońskiej techniki hodowania karłowatych drzewek.
Osiąganie celów metodą Bonzai zawiera się w pięciu krokach:
Krok 1 – Nasionko
Pomyśl o tym, co jest Twoim celem, co chcesz osiągnąć dzięki niemu i jaką wartość, i znaczenie będzie miał on dla Ciebie.
W naszym przykładzie chcesz schudnąć na ślub brata, chcesz na tym ślubie ładnie wyglądać, jest to dla Ciebie ważne.
Narysuj nasionko mniej więcej na wysokości 1/3 dużej kartki.
Krok 2 – Korzenie
Z nasionka wyrastają korzenie – to Twoje zasoby, które masz i te, które musisz jeszcze pozyskać. Napisz je na kartce, co pozwoli Ci zobaczyć, jakie zasoby stanowią Twoje mocne, a jakie słabe strony.
Np. w przypadku celu schudnięcia 12 kg zasobami mogą być:
Narysuj wychodzące z nasionka korzenie i opisz je.
Krok 3 – Pień
W końcu wyrośnie nieśmiało młody pęd danego przedsięwzięcia. To Twoje główne narzędzie, baza na której wszystko będzie się opierać.
To może być właśnie Twój zrealizowany cel – Twój wizerunek po schudnięciu 12 kg.
Narysuj pień obejmujący Twoje nasionko.
Krok 4 – Gałęzie
Każda poszczególna gałązka to jedno działanie, najczęściej cykliczne, które musisz podjąć, by uzyskać pożądany rezultat.
Gałązkami będą wszystkie Twoje aktywności i działania, które podejmiesz na rzecz realizacji swojego celu: każdy wyjazd na rowerze, każde wyjście na bieganie czy na siłownie, ćwiczenia w domu, niskokaloryczny obiad. Możesz narysować to w ten sposób, że z pnia drzewa wychodzić będzie 90 gałęzi, tj. tyle ile jest dni do ślubu Twojego brata. Do każdej z tych gałęzi dorysujesz małą gałązkę albo listek i napiszesz na nim rodzaj podjętej tego dnia aktywności.
Krok 5 – Owoce
Każda gałązka musi przynieść owoc – rezultat Twojego działania. Suma tych owoców to plon, który musisz zebrać, a który świadczył będzie o jakości Twojego Bonzai.
Na każdej gałęzi narysuj owoc i napisz na nim, co udało Ci się zyskać dzięki danej gałęzi – np. lepszy sen, więcej energii, a może też zakwasy 😉 Na co siódmej gałązce narysuj inny albo większy owoc z liczbą kilogramów, które udało Ci się stracić – od początku realizacji celu.
Więcej informacji o metodzie Bonzai znajdziesz na stronie: http://www.metodabonzai.eu/category/blog/
W artykule pt. „Planowanie dnia – bądź efektywny/a” znajdziesz narzędzia do zarządzania sobą w czasie na co dzień, tak aby efektywnie „wyrobić się” z codziennymi obowiązkami.