Kontrast:
Czcionka: A A A

Zarządzanie czasem czyli zarządzanie sobą w czasie

Jeszcze na początku tego milenium firmy wysyłały pracowników, zwłaszcza tych na kierowniczych stanowiskach na szkolenie z „zarządzania czasem”. Obecnie to samo szkolenie nazywa się „zarządzaniem sobą w czasie”. Skąd ta zmiana? Otóż wzięła się ona stąd, że choć popularnie mówi się, że czas to pieniądz, to wiemy, iż w istocie tak nie jest. Pieniądze są materialne, mamy nad nimi kontrolę, to my je wydajemy, nie mogą wydawać się same (pomijając, oczywiście inflację, która sprawia, że pieniądze tracą wartość). Czas płynie niezależnie od naszej woli. Dlatego nie możemy nim zarządzać. Możemy jednak zarządzać sami sobą w czasie, czyli decydować co kiedy będziemy robić i przez to w określony sposób organizować sobie czas.

 

Największe kłamstwo: nie mam czasu

Wiele osób narzeka, że nie ma na nic czasu albo, że nie ma czasu na określoną czynność czy działanie. Jest to nieprawda. W rzeczywistości bowiem wszyscy mamy tyle samo czasu do dyspozycji. Doba ma 24 godziny – dla każdego tyle samo. To my sami decydujemy jak ją rozplanujemy i na co przeznaczymy określone jednostki czasu, czyli co będziemy w danym czasie robić.

Odpowiadanie więc na zaproszenie do znajomych na herbatę słowami „nie mam czasu” oznacza nie mniej, nie więcej, że „czas, który moglibyśmy spędzić u znajomych na herbacie postanowiliśmy przeznaczyć na coś innego. Oczywiście, owo „postanowiliśmy” oznacza bardzo często, że po prostu musieliśmy tak zrobić ze względu na podjęte zobowiązania. Musieliśmy na przykład zostać w domu, by pomóc dziecku w lekcjach; przygotować się na kolejne zajęcia na kursie; zapłacić rachunki – tzn. zrobić przelewy albo iść na pocztę; zrobić pranie albo zwyczajnie, po prostu odpocząć po pracy i to w inny sposób, niż herbata u znajomych (np. oglądając ulubiony serial). To my podejmujemy decyzje, kiedy i na co poświęcamy swój czas. Ktoś mógłby się obruszyć i powiedzieć: ale jak to?! Przecież wiadomo, że w takim a w takim terminie trzeba zapłacić rachunki, bo w innym przypadku grożą nam kary finansowe. A zatem, gdzie tu jest jakaś własna decyzja?

Jest! Oczywiście, że jest! To była nasza decyzja, by tego dnia o tej porze opłacić rachunki – tak wybraliśmy, bo woleliśmy to, niż płacenia kar. A zatem wybraliśmy zapłacenie na czas (a jeśli nie korzystamy z bankowości internetowej, to również stanie w kolejce na poczcie) zamiast płacenia kary za nieterminową płatność. A zatem jak najbardziej był to nasz wybór. Tak samo, jeśli odmawiamy znajomym zaproszenia na sobotni wyjazd, bo chcemy tego dnia zrobić generalne porządki. To również nie oznacza, że znajomi mają dużo czasu, a my wcale, lecz – jest to tak samo nasz wybór.

To, że zamiast np. pisać pracę magisterską student co rusz zagląda na portale społecznościowe albo gra w gry komputerowe – też jest jego wyborem. W rezultacie jeden student napisze pracę na czas, a drugi powie: „Nie miałem czasu skończyć pracy w terminie”. Będzie to oczywiście nieprawda. Obaj mieli tyle samo czasu, tylko każdy z nich podejmował inne decyzje o jego wykorzystaniu. Wszystkie tego typu wybory i decyzje składają się na nasze zarządzanie sobą w czasie.

 

Ważne

  • Nie można zaoszczędzić czasu – można go tylko inaczej wykorzystać. Można przekierować zużycie czasu z dziedzin o niskiej wartości do bardziej wartościowych sfer życia. Na tym właśnie – oraz na samodyscyplinie – polega tajemnica sukcesu. Zarządzanie sobą w czasie oznacza zdolność wybrania konkretnych czynności i ich sekwencji. Utrzymując samodyscyplinę możesz postanowić, co zrobić najpierw, co potem, a czego w ogóle nie robić. Decyzja zawsze należy do Ciebie.

Jak zatem najefektywniej wykorzystać posiadany czas?

 

Jak najlepiej zarządzać sobą w czasie?

Przede wszystkim warto poznać jak sami postrzegamy czas i jaki mamy do niego stosunek.

Okazuje się bowiem, że ludzie mogą mieć bardzo różny stosunek do kwestii czasu i bardzo odmienne jego postrzeganie.

Badaniem tego zjawiska zajął się słynny amerykański profesor psychologii Philip Zimbardo. Jest on z pochodzenia Włochem, a jego rodzina pochodzi z Sycylii. Profesor już dawno zauważył inne podejście do kwestii czasu mieszkańców południowych i północnych Włoch. Na północy kraju życie toczy się szybciej, ludzie są stale zabiegani. Na południu zaś celebrują wielogodzinne kolacje połączone z dyskusjami, piciem wina, śpiewem etc. Studiując i pracując w USA Zimbardo zauważył, że amerykańska kultura również opiera się na stałym pośpiechu, ludzie dużo pracują, działają na rzecz przyszłości – wciąż do czegoś dążą. Tymczasem na jego rodzinnej Sycylii ludzie żyli chwilą, nie martwiąc się za bardzo o przyszłość, nie stawiając sobie celów do osiągnięcia, wychodząc z założenia, że „zawsze jakoś to będzie”. Zarówno w porównaniu z północą Włoch jak i ze Stanami Zjednoczonymi, Sycylia i jej mieszkańcy są biedni. Nie mają wyjątkowych osiągnięć, wyspa nie słynie z nowych technologii etc.

Profesor Zimbardo rozpoczął więc międzynarodowe badania nad tym jak ludzie postrzegają czas. Prowadzi je cały czas i każdy może wziąć w nich udział. W formie online – pod warunkiem, ze zna język angielski albo przetłumaczy sobie pytania testu np. przez aplikację Tłumacz w Google.

Badanie znajduje się na stronie http://www.thetimeparadox.com/zimbardo-time-perspective-inventory/. Wypełniając online test nie tylko otrzymamy własną interpretację naszego stylu postrzegania czasu (w języku angielskim), ale też przyczynimy się do rozwoju badań profesora. Na końcu ankiety należy podać narodowość – Zimbardo bada w ten sposób jakie perspektywy czasowe są najbardziej reprezentatywne dla danego kraju.

Jakie te perspektywy mogą być?

Profesor wyróżnia 5 rodzajów perspektyw czasowych:

  1. Przeszłościowo-negatywna perspektywa postrzegania czasu – to bardzo niekorzystna perspektywa. Mają ją osoby, które zostały skrzywdzone w przeszłości, np. w dzieciństwie i żyją wspomnieniem doznanych krzywd. Rozpamiętują, pogrążają się w smutku. Doznany ból determinuje ich samoocenę, która jest negatywna. Nie pozwala cieszyć się rzeczywistością i odbiera nadzieję, że przyszłość może być lepsza. Osoby te powinny koniecznie przejść psychoterapię.
  2. Teraźniejsza hedonistyczna perspektywa postrzegania czasu – dość powszechna perspektywa życiowego hedonisty, czyli człowieka, który korzysta z uroków życia i nie martwi się tym, że np. właśnie stracił pracę, a musi co miesiąc płacić rachunki i raty kredytu. Właśnie częste branie kredytów jest charakterystyczne dla osób z tą perspektywą. Zazwyczaj wydają one więcej niż zarabiają. „Cóż, żyje się raz!” – myśli osoba o hedonistycznej perspektywie czasowej i zaciąga kolejną pożyczkę. Przecież nie będzie sobie żałować, prawda? Ani tym bardziej swoim dzieciom, bliskim, przyjaciołom etc. To w duchu tej perspektywy grzmi staropolskie „zastaw się a postaw się!”. Osoby takie często wierzą w swoją szczęśliwą gwiazdę, wygraną na loterii albo, że jeszcze kiedyś zarobią wielki majątek. Niestety, często nazbyt optymistyczne podejście do życia sprawia, że lekceważą kwestie zdrowia, nie badają się, nie oszczędzają, a także nie ubezpieczają się. Jest im bardzo trudno wytrwać w poczynionych postanowieniach i trzymać się planu, którego zresztą i tak nie mają (chyba, że zrobi go dla nich ktoś inny). Rutyna ich nudzi.
  3. Przyszła perspektywa postrzegania czasu – ta perspektywa jest przeciwieństwem perspektywy hedonistycznej. Posiadają ją osoby skupione na przyszłości, potrafiące poświęcić wiele w imię przyszłych korzyści. Są to osoby skrupulatne i systematyczne. Systematycznie się uczą, np. języków obcych. Jeśli trenują to nie odpuszczają treningów, jeśli planują schudnąć również, twardo trzymają się wyznaczonej diety. Planują, trzymają się planu i realizują go. Regularnie robią badania lekarskie. Oszczędzają pieniądze i mają wykupione różne potrzebne ubezpieczenia na życie, na mieszkanie, od utraty pracy etc. Unikają ryzyka. Trudno jest im działać spontanicznie. Lubią mieć wszystko zaplanowane. Osiągają życiowe sukcesy.
  4. Przeszłościowo-pozytywna perspektywa postrzegania czasu – cechuje osoby żyjące przeszłością, która pod każdym względem była lepsza od teraźniejszości. To osoby, które niemal na każdym kroku idealizują przeszłość: „Ach, kiedyś to były święta!”, „Ach, kiedyś to były kiełbasy”, „Ach, kiedyś to Polacy grali w piłkę!” oraz oczywiście „Ach, ta dzisiejsza młodzież”. Taka postawa jest dobra, o ile nie przeszkadza cieszyć się teraźniejszością i nie przesłania możliwości planowania przyszłości.
  5. Teraźniejsza fatalistyczna perspektywa postrzegania czasu – osoby o tej perspektywie podobnie jak osoby o przeszłościowo-negatywnej perspektywie postrzegania czasu powinny zostać objęte psychoterapią. Często są to osoby w depresji albo przechodzące kryzys psychiczny. Widzą wszystko w czarnych barwach, uważają, że nic już się nie zmieni, nie będzie lepiej. Często popadają w nałogi.
  6. Transcendentalna perspektywa postrzegania czasu – jest to perspektywa charakterystyczna dla osób głęboko wierzących – niezależnie od religii, a także osób zaangażowanych w ruchy new age. Dla osób o takiej perspektywie życie doczesne jest tylko czymś w rodzaju próby, podczas gdy nasze prawdziwe życie jest gdzieś indziej, np. w innym wymiarze.

Test profesora można też zrobić w języku polskim, jest on bowiem dostępny w książce pt. „Paradoks czasu” Philip Zimbardo, Wydawnictwo Naukowe PWN 2011, jednak wówczas jego wyniki będziemy musieli obliczyć sobie sami (książka zawiera klucz do testu).

Oczywiście, nawet jeśli nie uda nam się zrobić testu, to większość z nas ma świadomość siebie, swoich zalet i wad. Wie albo czuje, która z opisanych powyżej perspektyw jest mu najbliższa. Tym samym więc ma świadomość jak radzi sobie z zarządzaniem sobą w czasie. Nie będzie pewnie zaskoczeniem informacja, że najlepiej z zarządzaniem sobą w czasie, radzą sobie osoby o przyszłej perspektywie postrzegania czasu. Jednak niezależnie od tego warto, aby osoby w każdym z typów  postrzegania perspektywy czasu skorzystały z podanych poniżej narzędzi pomagających w osiąganiu celów długoterminowych.

 

SMART cele i metoda salami

SMART to akronim czyli skrót od pierwszych liter określeń celu, jaki planujemy osiągnąć, tj.:

  • S jak Specyficzny/Sprecyzowany – cel, który chcemy osiągnąć musi być specyficzny, czyli nasz własny i konkretnie określony. Musi mieć swoją specyfikację i być sprecyzowany. Na przykład: moim celem jest schudnąć, bo chcę ładnie i atrakcyjnie wyglądać na ślubie brata.
  • M jak Mierzalny – cel musi być mierzalny, bo to pozwala określić jego osiągnięcie. A zatem chcę schudnąć 12 kg.
  • A jak Ambitny – cel musi być ambitny, aby stanowił dla nas wyzwanie i nas motywował. Schudnięcie 12 kg na pewno jest ambitnym celem.
  • R jak Relewantny – to słowo to kalka z języka angielskiego i oznacza: Istotny. Cel musi być istotny, czyli ważny dla nas. Chcę ładnie wyglądać na ślubie brata. Chcę ładnie wyjść na zdjęciach. Chcę, żeby jego żona i teściowie mówili, że ma ładną elegancką siostrę. Bez wątpienia jest to dla mnie ważne.
  • T jak Terminowy. Cel musi zostać osiągnięty w określonym przedziale czasowym. Ślub brata jest za trzy miesiące. Czyli muszę zrzucić 12 kg do 31 sierpnia. Zrzucenie 12 kg w tak krótkim czasie to duże wyzwanie. Ale chcę je podjąć.

Niektórzy eksperci dodają do akronimu SMART jeszcze dwie literki:

  • E jak Ekscytujący – z pewnością myśl o tym jak świetnie będę wyglądać na ślubie brata gdy schudnę już te 12 kilo jest ekscytująca!
  • R jak z angielskiego recorded czyli zapisany. Cel zapisany staje się oficjalny, nawet jeśli wiemy o nim tylko my. Zapisanie celu to taki dodatkowy stymulator dla naszego mózgu. Nasz jakby wewnętrzny mały cyrograf, który przypomina, że ten cel istnieje i jest dla nas ważny. Nie powinniśmy pod byle pretekstem wycofywać się z jego realizacji.

No dobrze, a jak teraz ów specyficzny, mierzalny, ambitny, istotny, terminowy, ekscytujący i zapisany cel mamy w praktyce osiągnąć?

Dobrą metodą jest technika zwana „salami” J . W tej technice osiągamy małe śródcele. A zatem, jeśli mamy schudnąć 12 kg w ciągu trzech miesięcy oznacza to, że co miesiąc musimy schudnąć 4 kg. Daje to średnio 1 kg na tydzień. Ufff….. 12 kilogramów w ciągu trzech miesięcy, brzmi bardzo ambitnie i może kojarzyć się z nie wiadomo jakimi wyrzeczeniami, których nasz mózg (a zwłaszcza jego tzw. ośrodek przyjemności) nie lubi. Będzie nam podsuwał różne argumenty i wykręty, które mogłyby doprowadzić do tego, że zaczniemy sobie folgować i cel nie zostanie osiągnięty…. Ale 1 kilogram w tydzień? To już nie brzmi tak strasznie, prawda? To już jest jak najbardziej do zrobienia.

Takie podzielenie naszego celu, jak krojenie na plasterki salami, metodą małych kroków ułatwia jego osiągnięcie.

 

Metoda Bonzai

Ciekawą metodę osiąganie celów opracowała biznesmenka Ewa Majchrzyk-Hes. Jest to metoda o nazwie Bonzai i pochodzi od nazwy japońskiej techniki hodowania karłowatych drzewek.

Osiąganie celów metodą Bonzai zawiera się w pięciu krokach:

Krok 1 – Nasionko

Pomyśl o tym, co jest Twoim celem, co chcesz osiągnąć dzięki niemu i jaką wartość, i znaczenie będzie miał on dla Ciebie.

W naszym przykładzie chcesz schudnąć na ślub brata, chcesz na tym ślubie ładnie wyglądać, jest to dla Ciebie ważne.

Narysuj nasionko mniej więcej na wysokości 1/3 dużej kartki.

Krok 2 – Korzenie

Z nasionka wyrastają korzenie – to Twoje zasoby, które masz i te, które musisz jeszcze pozyskać. Napisz je na kartce, co pozwoli Ci zobaczyć, jakie zasoby stanowią Twoje mocne, a jakie słabe strony.

Np. w przypadku celu schudnięcia 12 kg zasobami mogą być:

  • To, że lubisz jeździć na rowerze i masz rower
  • Niestety, rower jest zepsuty, trzeba go dać do naprawy
  • Na szczęście punkt naprawy jest blisko
  • Tak samo blisko masz park, który łączy się z lasem, po którym możesz jeździć rowerem
  • Zanim naprawisz rower możesz zacząć biegać po parku
  • Twój przyjaciel/przyjaciółka też chce schudnąć i chętnie ci będzie towarzyszyć, możecie na zmianę biegać i jeździć rowerem,
  • Lubisz gotować i myślisz o spróbowaniu innej kuchni, np. niskotłuszczowej
  • Ktoś podarował Ci kiedyś książkę z dietetycznymi przepisami.

Narysuj wychodzące z nasionka korzenie i opisz je.

Krok 3 – Pień

W końcu wyrośnie nieśmiało młody pęd danego przedsięwzięcia. To Twoje główne narzędzie, baza na której wszystko będzie się opierać.

To może być właśnie Twój zrealizowany cel – Twój wizerunek po schudnięciu 12 kg.

Narysuj pień obejmujący Twoje nasionko.

Krok 4 – Gałęzie

Każda poszczególna gałązka to jedno działanie, najczęściej cykliczne, które musisz podjąć, by uzyskać pożądany rezultat.

Gałązkami będą wszystkie Twoje aktywności i działania, które podejmiesz na rzecz realizacji swojego celu: każdy wyjazd na rowerze, każde wyjście na bieganie czy na siłownie, ćwiczenia w domu, niskokaloryczny obiad. Możesz narysować to w ten sposób, że z pnia drzewa wychodzić będzie 90 gałęzi, tj. tyle ile jest dni do ślubu Twojego brata. Do każdej z tych gałęzi dorysujesz małą gałązkę albo listek i napiszesz na nim rodzaj podjętej tego dnia aktywności.

Krok 5 – Owoce

Każda gałązka musi przynieść owoc – rezultat Twojego działania. Suma tych owoców to plon, który musisz zebrać, a który świadczył będzie o jakości Twojego Bonzai.

Na każdej gałęzi narysuj owoc i napisz na nim, co udało Ci się zyskać dzięki danej gałęzi – np. lepszy sen, więcej energii, a może też zakwasy 😉 Na co siódmej gałązce narysuj inny albo większy owoc z liczbą kilogramów, które udało Ci się stracić – od początku realizacji celu.

Więcej informacji o metodzie Bonzai znajdziesz na stronie: http://www.metodabonzai.eu/category/blog/

 

W artykule pt. „Planowanie dnia – bądź efektywny/a” znajdziesz narzędzia do zarządzania sobą w czasie na co dzień, tak aby efektywnie „wyrobić się” z codziennymi obowiązkami.